Whistleblowing-palvelu ja -ohjeet ­

Haluamme toimia oikein – Whistleblowing-palvelu käytössä Delete-konsernissa

Luotettavuutemme ja pitkäaikainen menestyksemme rakentuvat eettisesti kestävään toimintaan, jonka perusperiaatteet on kirjattu hyvän liiketavan periaatteisiimme.

On tärkeää, että jokainen ilmoittaa epäilemästään mahdollisesta väärinkäytöksestä, joka ei ole Deleten hyvän liiketavan periaatteiden mukaista toimintaa. Näin saamme mahdollisuuden estää tai oikaista kaikki väärinkäytökset.

Ensisijaisesti rohkaisemme sinua ottamaan yhteyden johonkin esimieheen organisaatiossamme. Jos sinusta tuntuu, ettet voi kertoa tietojasi avoimesti, annamme sinulle mahdollisuuden kertoa huolestasi nimettömänä tämän kanavan kautta.

Ilmoituskanavaa hoitaa ulkopuolinen kumppani, Whistleblowing Centre, nimettömyyden varmistamiseksi.

Nimetön ilmoituskanava on osoitteessa https://report.whistleb.com/Delete

Lisätietoja:

Kiitos, kun autat meitä toimimaan yhtiönä, joka edistää hyvää liiketoiminnan etiikkaa.

 

Deleten whistleblow-ohjeet

  1.  Johdanto

Pyrimme ylläpitämään avoimuuden ilmapiiriä ja korkeaa etiikkaa yhtiömme liiketoiminnassa. Työntekijämme ovat tärkein tietolähteemme mahdollisten korjausta vaativien väärinkäytösten paljastamisessa.

Whistleblowing-ilmoituspalvelumme tarjoaa mahdollisuuden ilmoittaa epäillyistä väärinkäytöksistä luottamuksellisesti. Se on ennakkovaroitusjärjestelmä, jolla pyritään pienentämään riskejä, ja tärkeä työkalu korkean liiketoimintaetiikan ylläpitämiseksi ja sekä asiakkaiden että suuren yleisön luottamuksen säilyttämiseksi. Whistleblowing-ilmoitus voidaan tehdä avoimesti tai nimettömästi.

Whistleblowing-ohjeiden tarkoituksena on rohkaista työntekijöitä raportoimaan asioista ilman myöhempää uhriksi, syrjinnän kohteeksi tai epäedulliseen asemaan joutumisen riskiä sekä varmistaa, että tutkimusprosessi hoidetaan asianmukaisesti.

  1. Milloin ilmoitus tulee tehdä?

Whistleblowing-ilmoituspalvelumme voi auttaa meitä tiedostamaan vakavia riskejä, jotka kohdistuvat yksittäisiin henkilöihin, yritykseen, yhteiskuntaan tai ympäristöön.

Direktiivin 95/46/EY artiklan 29 mukainen tietosuojatyöryhmä esittää päätelmänään, että “ilmiantojärjestelmät voivat olla hyödyllinen väline, jolla yhtiö tai organisaatio voi seurata, noudattaako se päätöksenteko- ja valvontajärjestelmäänsä liittyviä sääntöjä ja säännöksiä erityisesti kirjanpidon, sisäisten kirjanpitotarkastusten, tilintarkastusten sekä lahjonnan torjuntaan, pankki- ja talousrikoksiin ja rikosoikeuteen liittyvien säännösten alalla.”

Jos asia koskee tyytymättömyyttä työpaikalla tai johonkin muuhun asiaan liittyvää väärinkäytöstä, ota yhteyttä esimieheesi.

Raportoijalla ei tarvitse olla vankkoja todisteita väärinkäytöksestä ennen epäilystä ilmoittamista. Ilmoitukset tulisi kuitenkin tehdä rehellisesti ja vilpittömässä mielessä. Whistleblowing-ilmoituspalvelun väärinkäyttö eli väärän tai ilkeämielisen tiedon tahallinen ilmoittaminen on vakava rikkomus, joka voi johtaa jatkotoimenpiteisiin.

  1. Miten ilmoitus tulee tehdä?

Käytettävissä on erilaisia ilmoitustapoja, jos työntekijä saa tietää ongelmasta tai käytöksestä, joka ei ole sopusoinnussa yhtiön arvojen ja hyvä liiketavan periaatteiden kanssa:

  • Vaihtoehto 1: Ilmoita organisaatiomme sisällä omalle esimiehellesi tai muulle esimiehelle.
  • Vaihtoehto 2. Ilmoita yrityksen whistleblowing-tiimille:
    Janika Vilkman, lakiasiainjohtaja, Delete Group Oy
    Janne Haaksluoto, HSEQ-päällikkö, Delete Finland Oy
    Mårten Fuchs, kehitysjohtaja, Delete Group Oy
  • Vaihtoehto 3. Ilmoita nimettömästi whistleblowing-ilmoituspalvelun kautta osoitteessa: https://report.whistleb.com/Delete

Nimetön ilmoitus (Vaihtoehto 3)

Mikäli työntekijä haluaa tehdä nimettömän ilmoituksen, se on mahdollista ulkopuolisen whistleblowing-kanavan kautta. Tätä hallinnoi WhistleB, joka on puolueeton palveluntarjoaja ja näin turvaa ilmoitusten nimettömän käsittelyn.  Oma yrityksemme tai WhistleB ei pysty tunnistamaan ilmoituksen lähdettä, paitsi jos kerrot yhteystietosi. WhistleB ei tallenna ilmoituksiin liittyvää metadataa eikä pysty tunnistamaan raportoijan IP-osoitetta. Ilmoituspalvelun avulla yrityksen whistleblowing-tiimi sekä nimetön raportoija voivat käydä keskustelua.

  1. Tutkimusprosessi

Whistleblowing-tiimi

Vain whistleblowing-tiimin jäsenillä on pääsy ilmoituksiin raportointikanavamme kautta. Jokaista tiimin jäsentä sitoo salassapitosopimus, jossa todetaan, että kaikki whistleblowing-tapaukset on käsiteltävä luottamuksellisesti. Tutkimusprosessin aikana tiimi voi pyytää tietoja ja asiantuntemusta muilta henkilöiltä. Tämä tapahtuu myös luottamuksellisesti.

Ilmoituksen vastaanottaminen

Kaikkiin ilmoituksiin suhtaudutaan vakavasti. Ilmoituksen saatuaan whistleblowing-tiimi päättää sen hyväksymisestä tai hylkäämisestä.  Jos ilmoitus hyväksytään, ryhdytään asianmukaisiin toimenpiteisiin tutkimusta varten. Katso alta kohta Tutkimus.

Whistleblowing-tiimi voi hylätä ilmoituksen, jos:

  • väitetty väärinkäytös ei kuulu näiden whistleblowing-ohjeiden mukaisesti ilmoitettaviin asioihin;
  • ilmoitusta ei ole tehty vilpittömässä mielessä tai se on ilkeämielinen;
  • saatavilla ei ole riittävästi tietoa, jotta lisätutkimus olisi mahdollinen;
  • ilmoituksessa esitetty asia on jo ratkaistu.

Jos ilmoitus sisältää asioita, jotka eivät kuulu whistleblowing-ohjeiden soveltamisalaan, whistleblowing-tiimin tulee ryhtyä asianmukaisiin toimiin ongelman ratkaisemiseksi.

Tutkimukseen ei oteta mukaan mahdollisia tunkeilevia, luonteeltaan henkilökohtaisia tietoja, jotka koskevat muun muassa terveyttä tai poliittisia, seksuaalisia tai uskonnollisia käsityksiä.

Tutkimus

Kaikista hyväksytyistä, väitettyä väärinkäytöstä koskevista ilmoituksista tehdään perusteellinen tutkimus näiden whistleblowing-ohjeiden mukaisesti. Whistleblowing-tiimi määrittelee asianmukaisen tutkimustavan.

  • Kaikki whistleblowing-ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.
  • Ilmoituksen tutkimukseen ei osallistu henkilö, jota epäily koskee tai jolla on yhteyksiä siihen.
  • Whistleblowing-tiimi esittää tarvittaessa jatkokysymyksiä nimettömän ilmoituskanavan kautta.
  • Kukaan whistleblowing-tiimin jäsen tai muu tutkimusprosessiin osallistuva henkilö ei pyri tunnistamaan raportoijaa millään tavalla.

Raportoijan suojelu, kun kyseessä on ei-anonyymi whistleblowing-ilmoitus

Jos raportoija ilmaisee aidon epäilyn, hän ei ole vaarassa menettää työtään eikä kärsi minkäänlaisia seuraamuksia tai henkilökohtaisia haittoja ilmoituksen seurauksena. Ei ole merkitystä, erehtyykö raportoija edellyttäen, että hän toimii vilpittömin mielin.

Tarkoituksenmukaisuuden puitteissa ei-anonyymille raportoijalle tiedotetaan tutkimuksen väitteitä koskevista tuloksista samalla kuitenkin huomioiden niiden henkilöiden yksityisyys, joita vastaan väitteet on esitetty sekä muut luottamuksellisuuteen liittyvät seikat.

Rikoksista syytettäessä raportoijalle ilmoitetaan, että hänen henkilöllisyytensä voidaan joutua paljastamaan oikeudenkäyntien yhteydessä.

Raportissa yksilöidyn henkilön suoja ja hänelle ilmoitettavat tiedot

Niiden henkilöiden oikeuksiin, joita valitukset koskevat tämän whistleblowing-palvelun puitteissa, sovelletaan asianmukaista tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä. Asianosaisilla on oikeus tutustua heitä itseään koskeviin tietoihin ja vaatia tarkistuksia, jos tiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita.

Näihin oikeuksiin sovelletaan kaikkia välttämättömiä turvaamistoimenpiteitä, joita tarvitaan todisteiden tuhoamisen sekä muiden ilmoituksen käsittelyyn ja tutkintaan kohdistuvien haitantekojen estämiseksi.

Tietojen poistaminen

Kaikki whistleblowing-ilmoituksissa olevat henkilökohtaiset tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita tutkimus- ja täytäntöönpanotarkoituksiin ja yleensä yhden kuukauden (30 päivän) kuluessa tutkimuksen loppuun saattamisesta. Tutkimuksen asiakirjat on anonymisoitava. Nimi ja osoite on poistettava samoin kuin kaikki muut tiedot, joiden avulla henkilö olisi tunnistettavissa joko suoraan tai välillisesti muiden tietojen kautta.

  1. Whistleblowing-ohjeiden lailliset perusteet

Tämä ohjeistus perustuu artiklan 29 mukaisen tietosuojatyöryhmän sekä direktiivin 95/46/EY (Tietosuojadirektiivi) suosituksiin ja on linjassa niiden kanssa.

  1. Henkilötietojen siirto ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietojen siirto Euroopan talousalueen (EEA) ulkopuolelle on yleisesti kielletty, paitsi mikäli käytetään erityisiä toimia suojaamaan tiedot.

Huom.: Nämä Whistleblowing-ohjeet eivät kata henkilötietojen siirtoa ETA-alueelta alueen ulkopuolella sijaitseville yhteistyökumppaneille.